Finanselev

Behandling af dine personoplysninger i forbindelse med
rekrutteringsprocessen


1. Formålet med vores behandling

I forbindelse med behandling af din jobansøgning og gennemførelsen af rekrutteringsprocessen behandler Forsia

Forsikring personoplysninger om dig. Vi gør det med det formål at vurdere, om du er den bedst egnet kandidat til den ledige stilling, du søger hos os.


2. Behandling af din ansøgning

Hos Forsia Forsikring går vi meget op i at passe på dine personoplysninger, og derfor er det også vigtigt for os, at det alene er udvalgte og relevante personer hos Forsia Forsikring, som behandler din ansøgning i forbindelse med rekrutteringen og evalueringen. Vi anvender et IT-system, hvor ansøgningen uploades af dig, hvorefter vores HR-afdeling giver adgang til den/de person(er), som skal vurdere din ansøgning. Det er derfor alene HR og nøje udvalgte og relevante personer, som vil behandle dine personoplysninger.


3. Dataansvarlig

Forsia Forsikring A/S er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Vores kontaktoplysninger er:

Forsia Forsikring A/S
Jens Terp-Nielsens Vej 13
6200 Aabenraa
Tlf.: 98 98 98 98
Mail: Info@forsia.dk

Vores databeskyttelsesrådgiver (DPO) kan kontaktes via følgende mail: dpo@forsia.dk


4. Hvilke oplysninger behandler vi om dig og hvad er vores behandlingsgrundlag?

I første omgang behandler vi de oplysninger, som vi modtager fra dig, når du indsender din ansøgning. Indholdet af oplysningerne varierer, da det er dig som ansøger, som indsender oplysningerne til os.
Typisk vil det være oplysninger om: CV, ansøgning, dit navn, telefonnummer, e-mail, adresse, eksamensbeviser, karrierehistorik og erhvervserfaring, sprogpræferencer og referencer fra tidligere arbejdsgivere.

Det kan også ske, at du i forbindelse med din ansøgning har indsendt en video, billede m.m., som vi dermed ligeledes vil behandle i rekrutteringsprocessen.
Hvis du har angivet referencer fra tidligere arbejdsgivere, kan vi direkte indhente oplysninger af mere neutral karakter (f.eks. ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende) hos disse referencepersoner, da vi anser din angivelse af referencerne i din ansøgning som samtykke til, at vi må indhente referencer fra disse.

Vi behandler ovenstående oplysninger fremsendt af dig i din ansøgning ud fra databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f (legitim interesse). Vores legitime interesse beror på, at vi anvender oplysningerne fremsendt af dig til at kunne vurdere din egnethed og dine kvalifikationer til den opslået stilling, som du søger.


5. Indhentelse af yderligere oplysninger i rekrutteringsprocessen

I forbindelse med rekrutteringsprocessen, kan der være behov for, at vi indhenter yderligere oplysninger om dig. Følgende oplysninger kan indhentes i løbet af rekrutteringsprocessen, hvis det vurderes relevant for den stilling, som du søger:

• Kørekort
• Personligheds- og kompetenceprofiler samt logisk test
• Privat straffeattest
• Oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder (sociale medier)
• Referencer fra tidligere arbejdsgivere (hvis du ikke har opgivet dem i din ansøgning, eller vi ønsker at udvide vores indhold af oplysningerne fra dine referencer).

Vores behandlingsgrundlag, for de yderligere oplysninger vi kan indhente om dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen, beror på:

• Indhentelse af oplysninger om kørekort sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f, da vi har en legitim interesse i at afklare, om du har kørekort, hvis dette er relevant for det erhverv, som du skal bestride hos Forsia Forsikring.
• Gennemførelse af personligheds- og kompetenceprofiler samt logisk test behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f, da vi har en legitim interesse i at finde den bedst egnet kandidat til den opslået stilling1.
• Indhentelse af privat straffeattest, hvis det er et krav for den stilling, som du har søgt. Vores behandling beror på vores legitime interesse efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 i at finde den bedst egnet kandidat til den opslået stilling, og herudover foreligger der i visse tilfælde også en retlig forpligtigelse efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra c, da vi som forsikringsselskab er pålagt overholdelse af streng finansiel lovgivning2. Vi indhenter alene straffeattest for de ansøgere, som for alvor er med i opløbet om stillingen. Vi indhenter straffeattest til de stillinger, hvor det er relevant efter principperne i databeskyttelsesforordningens artikel 5 om salighed og proportionalitet.
• Indhentelse af oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder (herunder sociale medier) i rekrutteringsprocessen. Såfremt vi behandler personoplysninger fra f.eks. sociale medier i rekrutteringsprocessen, sker det med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f, da der er tale om offentligt tilgængelige oplysninger, som vi behandler for at kunne vurdere din egnethed til den konkrete stilling.
• I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan det blive relevant at indhente referencer fra dine tidligere arbejdsgivere. Såfremt vi ønsker at indhente referencer, hvor du ikke selv har angivet dem i din ansøgning, eller vi ønsker at udvide vores spørgefelt til at omfatte subjektive forhold (f.eks. faglige og sociale kompetencer, evne til at samarbejde m.v.), vil vi foretage en konkret vurdering ift. vores behov for at indhente referencerne. Hvis vi vurderer, at vi har et behov (legitim interesse) til at indhente referencerne, vil du blive informeret om det forud for indhentelsen, og du vil få følgende oplysninger i denne forbindelse 1) fra hvem, 2) hvornår og 3) hvilke oplysninger der bliver indhentet. Vi vil også i forbindelse med det konkrete stillingsopslag informere dig om, at vi ønsker at indhente referencer, og hvilke oplysninger vi forventer at indhente. Vores behandlingshjemmel er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f (interesseafvejningsreglen), da vi har en legitim interesse i at indhente de nødvendige oplysninger for, at vi kan vurdere den bedst egnet kandidat til den konkrete stilling ud fra et oplyst grundlag. Vi spørger ikke om personfølsomme oplysninger herunder helbredsoplysninger eller om strafbare forhold.

1) Det vil kunne forekomme, at udbydere af undersøgelserne også indhenter deres hjemmel til behandling af dine oplysninger i deres portal, hvor undersøgelserne besvares. Du skal derfor være opmærksom på, at dine oplysninger f.eks. også kan behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra a eller databeskyttelseslovens § 12 stk. 3 (samtykke). Du vil blive gjort opmærksom på dette via udbyderens portal inden, at du skal besvare spørgeskemaet.
2) Dette forekommer blandt andet i lov om forsikringsvirksomhed § 105, lov om forsikringsformidling §§ 9, stk. 1 og 10, stk. 1 samt Bekendtgørelse om kompetencekrav og krav til godt omdømme for ansatte i forsikringsselskaber, genforsikringsselskaber og ansatte hos en forsikringsformidler og en genforsikringsformidler § 3, stk. 1.


6. Hvilke oplysninger ønsker vi ikke at modtage?

Vi opfordrer dig til alene at fremsende og dele de oplysninger, som er relevante for din jobansøgning til Forsia Forsikring og for vores vurdering af din egnethed til den konkrete stilling således, at Forsia Forsikring ikke modtager unødvendige oplysninger. Din alder er ikke en relevant oplysning ift. vores rekrutteringsproces, hvorfor vi beder dig om at undlade at oplyse din alder i forbindelse med fremsendelse af din ansøgning. Dit køn er ligeledes ikke en relevant oplysning ift. vores rekrutteringsproces, hvorfor det samme gælder her.

Vi behandler endvidere ikke følsomme personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) i forbindelse med rekrutteringsprocessen og det er heller ikke nødvendigt for os at modtage dit CPR-nummer (databeskyttelseslovens § 11) inden, at du får tilbudt den konkrete stilling (se afsnit 7). Det betyder, at vi blandt andet opfordrer dig til at strege dit CPR-nummer ud på eksamensbeviser og undlade at beskrive fagforeningsforhold, helbredsoplysninger, religiøs overbevisning m.v. i din ansøgning.
Modtager vi sådanne oplysninger i din ansøgning, indgår de ikke i vores vurdering af din egnethed til den søgte stilling, men oplysningerne indgår i vores juridiske behandling efter GDPR på tilsvarende vilkår, som vores behandling af de øvrige modtagne oplysninger fra dig (se afsnit 4) og slettes efter samme principper.


7. Indhentelse af yderligere oplysninger, hvis du bliver tilbudt stillingen

Tilbydes du stillingen, beder vi dig fremsende dit CPR-nummer til oprettelse af ansættelseskontrakten. Ved fremsendelse af dit CPR-nummer giver du dit samtykke til, at vi må behandle dit CPR-nummer til at oprette udkastet til kontrakten mellem Forsia Forsikring og dig. Vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 nr. 2.


8. Andre modtagere af dine oplysninger i rekrutteringsprocessen

Under rekrutteringen vil der være andre, som vil kunne modtage dine personoplysninger. Dette kan være udbydere af systemer eller leverandører af serviceydelser, som bistår med administrative funktioner eller videregivelse til offentlige og juridiske myndigheder. Der kan ske videregivelse til følgende databehandlere og dataansvarlige i rekrutteringsprocessen:

Databehandlere:
• Visma Enterprise A/S (EasyCruit) – Visma Entreprise A/S (EasyCruit) er vores samarbejdspartner for IT-løsningen, hvori du indsender din ansøgning. Din ansøgning med alle oplysninger forbliver i EasyCruit til rekrutteringsforløbet er afsluttet, hvorefter det slettes. Hvis du ansættes, flyttes oplysningerne fra EasyCruit over i vores HR-system.
• Garuda A/S – Hvis du bliver bedt om at udføre en kompetenceprofil og/eller Garuda logik, videregives oplysninger om dit navn og mailadresse til Garuda. Herefter udfylder du selv oplysninger om din alder, køn, nationalitet, sprog, fødselsdato, uddannelsesniveau, arbejdsmarkedstilknytning. Vores samarbejdspartner Garuda A/S vil indhente dit samtykke til behandlingen af de data, som Garuda behandler om dig.
Selvstændige dataansvarlige:
• Finanstilsynet – Vi kan dele dine oplysninger med Finanstilsynet, f.eks. hvis der til den konkrete stilling stilles krav om fit & proper godkendelse fra Finanstilsynet.


9. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig.
• Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret).
• Ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (berigtigelse).
• Ret til i særlige tilfælde at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige slettefrist gennemgået nedenfor under afsnittet ”sletning”.
• Ret til i visse tilfælde at få behandlet dine personoplysninger begrænset. Det betyder, at vi kun fremover må behandle oplysninger – bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Ret til i visse tilfælde at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du henvende dig til HR-afdelingen på mailadressen: HR@forsia.dk.


10. Sletning

Hvis du ikke tilbydes stillingen:
Når rekrutteringsprocessen for den konkrete stilling, du har søgt, er afsluttet, opbevarer vi din ansøgning i 6 måneder, hvorefter alle oplysninger slettes. Såfremt du i forbindelse med indsendelse af din ansøgning har sagt ja til, at vi må opbevare din ansøgning i relation til andre stillinger, opbevarer vi din ansøgning i CV-databasen. Du vil modtage en mail inden, at dine oplysninger slettes. Her har du mulighed for at opdatere dine oplysninger og igen forlænge opbevaringen af dine oplysninger i CV-databasen. Hvis du ikke gør noget, slettes oplysningerne automatisk efter 6 måneder. Du kan til en hver tid også selv slette dine oplysninger i CV-databasen. Har du deltaget i en personlighedstest, logisk test, kompetenceprofil eller lignende, opbevarer vores eksterne udbyder (se afsnit 7) af testen dine resultater i 6 måneder, hvorefter de slettes.


Hvis du tilbydes stilling:

Hvis du tilbydes stillingen, vil personoplysningerne fra rekrutteringsprocessen blive overført til vores personalesystemer, hvor de vil indgå i den efterfølgende personaleadministration i det løbende ansættelsesforhold.


11. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med Forsia Forsikrings behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København, tlf. 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.